1. AMAÇ:

Daire Başkanlığımız bünyesinde görev yapan kadrolu memurlar (657 Sayılı Kanun), 4/B sözleşmeli personel ve 4/D sürekli işçilerin maaş, ücret, sosyal haklar, fazla çalışma, ek ödemeler ve diğer mali haklarına ilişkin tahakkuk, kesinti, SGK/vergi bildirimi ve ödeme işlemlerinin ilgili mevzuat çerçevesinde doğru, eksiksiz ve zamanında yürütülmesini sağlamaktır.

2. KAPSAM:

Daire Başkanlığımız kadrosundaki kadrolu memur, 4/B sözleşmeli ve 4/D sürekli işçi personelin maaş ve ücret bordrolarının hazırlanması, KBS veri girişleri, SGK ve emeklilik kesenek bildirimleri, vergi/icra/BES/nafaka/sendika kesintileri, banka aktarımları, muhasebeleştirme ve fazla/yersiz ödeme tahsilat süreçlerini kapsar.

3. SORUMLULUK:

Bu prosedürün uygulanmasından Daire Başkanı, Tahakkuk Şube Müdürü, Mutemet/Tahakkuk Personeli, SGK Bildirim Sorumluları ve Muhasebe Birimi ilgili personeli sorumludur.

4. PROSEDÜR DETAYI:

4.1. Referans Dokümanlar:

• 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu (Özellikle 4/B ve 4/D maddeleri dahil)
• 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
• 193 Sayılı Gelir Vergisi Kanunu
• 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
• Bütçe Uygulama Talimatları, KBS (Kamu Bilişim Sistemi) Verileri, SGK Bildirgeleri, Banka Aktarım Listeleri ve Maaş Bordroları

4.2. Tanımlar:

• Risk: Maaş ve ücret ödemelerinde hatalı hesaplama yapılması, zamanında ödenememesi, SGK/vergi bildirimlerinin aksaması veya fazla/yersiz ödeme gerçekleşmesi olasılığı.
• Tehdit: Mevzuat değişikliklerinin zamanında uygulanamaması, KBS/sistem arızaları, zaman darlığı ve icra/nafaka yazılarının takipsizliği.
• Tehlike: SGK prim idari para cezaları, yasal faizler, personel mağduriyeti ve kamu zararı oluşması.
• Açıklık: Özlük, izin, rapor ve derece/kademe bilgi akışındaki gecikmeler, manuel veri giriş kontrollerinin zayıflığı.
• Fırsat: Otomasyon ve entegre veri sistemleri (KBS/SGK) kullanarak hata oranını sıfırlamak ve tahakkuk sürelerini kısaltmak.
• Risk Yönetimi: Tahakkuk ve bordro süreçlerindeki mali ve hukuki risklerin önceden tespiti ve kontrol altında tutulması.
• Risk Derecelendirmesi: Mali kaybın büyüklüğü ve ceza yaptırımlarına göre tahakkuk risklerinin önceliklendirilmesi.
• Risk Değerlendirmesi: Hatalı ödeme ve bildirim risklerinin analiz edilerek önleyici tedbirlerin belirlenmesi.
• Risk İşleme: Çapraz bordro kontrolleri, onay mekanizmaları ve süreli bildirim takipleri ile risklerin minimize edilmesi.
• Doğal Risk: Kontrol ve onay mekanizmaları işletilmeden önceki ham mali risk seviyesi.
• Artık Risk: KBS kontrolleri, şube müdürü onayı ve muhasebe denetiminden sonra kalan risk.
• Riskin Kabulü/Kabul edilebilir Risk: Yuvarlama farkları veya sistem kaynaklı önlenemeyen minimal kuruşluk farklar.
• Riskten Kaçınma: Eksik belge veya teyitsiz özlük verileriyle maaş tahakkuku yapmamak.
• Risk İletimi: Hatalı veya yersiz ödemelerin personele ve muhasebe birimine resmi yazıyla bildirilmesi.
• Riski Belirleme: Rapor, izin, derece/kademe veya unvan değişikliklerinin maaşa yansıtılmama riskini önceden tespit etmek.
• Riski Transfer Etme: Fazla veya yersiz ödemelerin 5018 sayılı Kanun gereğince ilgilisinden/sorumlusundan tahsil edilmesi.
• Risk Haritası: Maaş, SGK bildirimi, vergi ve kesinti süreçlerinin risk derecelerinin görsel matrisi.
• Risk Sahibi: Tahakkuk Şube Müdürü, Mutemet/Tahakkuk Personeli ve Harcama Yetkilisi.
• Önleyici Kontroller: KBS veri girişlerinin çift kontrol yapılması, SGK bildirim tarihlerinin takibi, terfi ve izin formlarının zamanında işlenmesi.
• Düzeltici Kontroller: Fazla/yersiz ödeme tespiti durumunda tahakkuk düzeltmesi yapılması ve tahsilat sürecinin başlatılması.
• 1) Tespit Edici Kontroller: Banka listesi-bordro karşılaştırmaları, SGK prim bildirge kontrolleri, icra/nafaka kesinti listeleri denetimi.
• 2) Yönlendirici Kontroller: 657 Sayılı Kanun, 5510 Sayılı Kanun, Bütçe Uygulama Talimatları ve KBS kullanım rehberleri.

4.3. RİSK YÖNETİM SÜRECİ

a) KAPSAM VE SINIRLARIN BELİRLENMESİ

Daire Başkanlığımız bünyesindeki kadrolu memur, 4/B sözleşmeli ve 4/D sürekli işçi personelin maaş, ücret, fazla çalışma, ek ödeme, yasal kesinti (vergi, SGK, BES, icra vb.) ve SGK bildirim işlemlerinin mevzuat sınırları içerisinde yürütülmesidir.

b) RİSK ANALİZİ

(1) Öncelikle tehditler ve açıklıklar belirlenir:

(a) Doğal Kaynaklı Tehditler: Afet durumlarında bilişim altyapısının çökmesi veya fiziksel tahakkuk arşivinin zarar görmesi.

Açıklık: Dijital yedekleme ve alternatif erişim planlarının yetersizliği.

(b) Teknik Kaynaklı Tehditler: KBS, SGK veya banka entegrasyon sistemlerinde meydana gelen kesintiler ve veri kaybı arızaları.

Açıklık: Son günlerde yapılan sistem yüklemeleri ve alternatif iletişim kanallarının eksikliği.

(c) İnsan Kaynaklı Tehditler: Personelin terfi, izin, rapor, işe başlama/ayrılma bilgilerinin hatalı veya eksik girilmesi, icra/nafaka kesintilerinin unutulması.

Açıklık: İnsan kaynakları ve birimler arası bilgi akışındaki gecikmeler ve kontrol listesi kullanılmaması.

(d) Yönetimsel Tehditler: Mevzuat ve katsayı değişikliklerinin geç yayımlanması, SGK bildirim sürelerinin kaçırılması riski.

Açıklık: Mevzuat takip mekanizmasının ve iş takviminin efektif işletilememesi.

(e) Hijyen ve Sanitasyon Kaynaklı Tehditler: Salgın hastalık vb. durumlarda tahakkuk personelinin iş göremez hale gelmesi ve maaşların gecikme riski.

Açıklık: Yedek personel (yedek mutemet) planlamasının yapılmaması.

2) Tehlike tanımlanır:

Maaşların eksik veya geç yatması, SGK ve vergi idari para cezaları, fazla/yersiz ödeme sebebiyle kamu zararı ve personel mağduriyeti oluşması.

3) Risk tahmin edilir:

Risk tahmininde iki temel özelliği olasılık ve şiddettir.

Olasılık: Yanlış kesinti yapılması, rapor/izin bilginin maaşa geç yansıması veya SGK bildirim gecikmesi ihtimali.

Şiddet: Yasal idari para cezaları, kamu zararı, kişi borcu süreçleri ve personelin mali mağduriyet seviyesi.

(a) Risk tahmin yöntemleri niceliksel ve niteliksel olabilir.

(1) Niteliksel tahmin: Tahakkuk denetim raporları, iç kontrol değerlendirmeleri ve mutemet tecrübesine dayalı analizler.

(2) Niceliksel tahmin: Fazla/yersiz ödeme tutarları, SGK ceza miktarları ve bordro hata oranları.

(b) Sonuçların değerlendirilmesi (Şiddet): Yasal cezalara yol açacak SGK bildirimi aksamaları ile yüksek tutarlı kamu zararı riski taşıyan maaş tahakkuk hataları yüksek şiddetli risk olarak kabul edilip öncelikli kontrol altında tutulur.