1. AMAÇ:

Üniversitemiz genelinde temizlik, koruma-güvenlik ve ulaşım hizmetlerinin aksatılmadan yürütülmesini sağlamak; hizmet araçlarını 237 Sayılı Taşıt Kanunu’na uygun şekilde göreve hazır tutmak; afet, acil durum, sivil savunma, KBRN, sığınak ve yangından korunma (2007/12937 sayılı Yönetmelik) hizmetlerini AFAD ve ilgili dış kurumlarla koordine ederek mevzuata uygun şekilde planlamak, eğitmek ve denetlemektir.

2. KAPSAM:

Üniversitemize ait tüm yerleşke, bina ve tesislerde yürütülen temizlik, güvenlik, ulaşım-araç sevk idaresi, sivil savunma, afet ve acil durum yönetimi, KBRN savunması, yangın önleme tedbirleri, sığınak hizmetleri, tatbikatlar ve koruyucu güvenlik denetim faaliyetlerini kapsar.

3. SORUMLULUK:

Bu prosedürün uygulanmasından Daire Başkanı, Destek Hizmetleri Şube Müdürü, Sivil Savunma Uzmanı/Sorumluları, Güvenlik Amirleri, Ulaşım/Şoför Personeli ve Temizlik Hizmetleri Personeli sorumludur.

4. PROSEDÜR DETAYI:

4.1. Referans Dokümanlar:

• 237 Sayılı Taşıt Kanunu
• 7126 Sayılı Sivil Savunma Kanunu
• Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik (2007/12937)
• AFAD ve Seferberlik Hizmetleri Mevzuatı
• Araç Görevlendirme Formları ve Sivil Savunma Planları

4.2. Tanımlar:

• Risk: Hizmet araçlarının arızalanması, sivil savunma ve yangın tedbirlerinin yetersizliği, güvenlik ihlalleri veya temizlik aksamaları nedeniyle üniversite operasyonlarının zarar görme olasılığı.
• Tehdit: Doğal afetler, yangın, KBRN riskleri, trafik kazaları, güvenlik zafiyetleri ve tedarik aksaklıkları.
• Tehlike: Bakımsız araçlar, çalışmayan siren/alarm sistemleri, dolmamış yangın tüpleri, yetersiz sığınak koşulları ve hijyen eksikliği.
• Açıklık: Tatbikatların aksatılması, araç görev formsuz kullanımı, temizlik stok takibinin yapılmaması veya sivil savunma planlarının güncellenmemesi.
• Fırsat: Düzenli eğitim ve tatbikatlarla acil duruma hazırlık seviyesini artırmak, araç ve temizlik stok yönetiminde verimlilik sağlamak.
• Risk Yönetimi: Ulaşım, güvenlik, temizlik ve sivil savunma süreçlerindeki tüm risklerin önceden tespiti ve kontrol altında tutulması.
• Risk Derecelendirmesi: Can ve mal güvenliğini doğrudan etkileyen (yangın, afet, araç güvenliği) risklerin önceliklendirilmesi.
• Risk Değerlendirmesi: Mevcut tedbirlerin yeterliliğinin incelenerek düzeltici eylemlerin belirlenmesi.
• Risk İşleme: Yangın denetimleri, araç bakım takipleri, stok kontrolleri ve tatbikatlar ile risklerin minimize edilmesi.
• Doğal Risk: Sivil savunma, güvenlik ve ulaşım kontrolleri kurulmadan önceki ham risk seviyesi.
• Artık Risk: Alınan güvenlik, acil durum ve bakım tedbirlerinden sonra geriye kalan risk seviyesi.
• Riskin Kabulü/Kabul edilebilir Risk: Tüm denetim ve bakımlar yapıldıktan sonra öngörülemeyen doğa olayları veya kaza riskleri.
• Riskten Kaçınma: Görevlendirme formu olmayan veya bakımsız araçların trafiğe çıkarılmaması, yangın mevzuatına uymayan durumların engellenmesi.
• Risk İletimi: İkaz-alarm haberlerinin alınması, üst yöneticilerin bilgilendirilmesi, AFAD ve İl AFAD Merkezleri ile haberleşme.
• Riski Belirleme: Binalardaki yangın önleme eksikliklerini, araç arızalarını veya temizlik malzemesi stok azalmalarını önceden tespit etmek.
• Riski Transfer Etme: Araçların sigorta/kasko işlemleri ve hizmet alım sözleşmelerindeki yüklenici sorumlulukları.
• Risk Haritası: Yerleşkelerin yangın, afet, güvenlik ve ulaşım risklerinin görsel matrisi.
• Risk Sahibi: Destek Hizmetleri Şube Müdürü, Sivil Savunma Uzmanı ve birim amirleri.
• Önleyici Kontroller: Periyodik araç bakımları, sivil savunma plan güncellemeleri, yangın ekipman denetimleri ve stok takibi.
• Düzeltici Kontroller: Kaza veya arıza durumunda acil müdahale yapılması, eksik temizlik malzemelerinin derhal temini için satın almaya bildirilmesi.
• 1) Tespit Edici Kontroller: Yangın denetimleri, sığınak kontrolleri, siren/alarm testleri ve kurum içi güvenlik denetimleri.
• 2) Yönlendirici Kontroller: Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik, 237 Sayılı Taşıt Kanunu, AFAD direktifleri ve Daire Başkanı talimatları.

4.3. RİSK YÖNETİM SÜRECİ

a) KAPSAM VE SINIRLARIN BELİRLENMESİ

Üniversitemizin temizlik, güvenlik, ulaşım, araç sevk-idaresi, afet-acil durum, sivil savunma, KBRN, sığınak ve yangın önleme hizmetlerinin ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde yürütülmesi sınırlarıdır.

b) RİSK ANALİZİ

(1) Öncelikle tehditler ve açıklıklar belirlenir:

(a) Doğal Kaynaklı Tehditler: Deprem, sel, heyelan veya aşırı hava koşulları nedeniyle ulaşımın aksaması ve binaların hasar görmesi.

Açıklık: Tahliye planlarının güncel olmaması, sığınakların hazır bulundurulmaması veya afet araç-gereçlerinin eksikliği.

(b) Teknik Kaynaklı Tehditler: Hizmet araçlarının yolda kalması/arızalanması, yangın alarm veya siren sistemlerinin çalışmaması.

Açıklık: Periyodik araç bakımlarının aksatılması, siren ve ikaz-alarm sistemlerinin test edilmemesi.

(c) İnsan Kaynaklı Tehditler: Araçların 237 Sayılı Kanuna aykırı kullanımı, görevlendirme formu düzenlenmemesi, personelin yangın/ilk yardım/KBRN konularında eğitimsiz olması.

Açıklık: Tatbikat ve eğitimlerin yetersiz yapılması, denetim eksikliği.

(d) Yönetimsel Tehditler: AFAD ve dış kurumlarla koordinesizlik, afet bütçesinin yetersiz ayrılması, evrak akışının aksaması.

Açıklık: Kurumlar arası iletişim protokollerinin ve bütçe planlamasının zamanında yapılmaması.

(e) Hijyen ve Sanitasyon Kaynaklı Tehditler: Temizlik malzemesi stoklarının tükenmesi, yerleşkelerde hijyen zafiyeti oluşması.

Açıklık: Stok durumunun takip edilmemesi ve Satın Alma birimine zamanında bildirilmemesi.

2) Tehlike tanımlanır:

Trafik kazaları, yangın felaketleri, afet anında yetersiz müdahale ve tahliye krizleri, KBRN tehditlerine karşı korumasızlık ve hijyen koşullarının bozulması.

3) Risk tahmin edilir:

Risk tahmininde iki temel özelliği olasılık ve şiddettir.

Olasılık: Araç arızası, yangın çıkma riski, afet yaşanma frekansı veya hijyen aksaması ihtimali.

Şiddet: Can ve mal kaybı, kurumsal hizmetlerin durması, yasal yaptırımlar ve prestij kaybı.

(a) Risk tahmin yöntemleri niceliksel ve niteliksel olabilir.

(1) Niteliksel tahmin: Sivil savunma denetim raporları, yangın riski analizleri ve güvenlik uzmanı değerlendirmeleri.

(2) Niceliksel tahmin: Araç arıza/kaza sayıları, tatbikat katılım oranları, temizlik stok devir hızları ve acil durum bütçe tutarları.

(b) Sonuçların değerlendirilmesi (Şiddet): Can güvenliğini ilgilendiren yangın, afet müdahale ve araç güvenliği riskleri en yüksek şiddet seviyesinde değerlendirilerek acil öncelikli kontrol altına alınır.