1. AMAÇ:

Başkanlığımıza gelen talepler doğrultusunda, Üniversitemiz ihtiyaçları olan mal, hizmet, araç, ekipman, kırtasiye, temizlik, laboratuvar ve yangın koruma malzemelerinin; 4734, 4735 ve 5018 sayılı kanunlar ile Devlet Harcama Belgelerinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde, yıl için verilen ödenek durumu gözetilerek en uygun fiyat ve kalitede temin edilmesini, ilgili ihalelerin yapılmasını ve birim depolarına teslim edilmesini sağlamaktır.

2. KAPSAM:

Üniversitemiz Rektörlüğü ve tüm bağlı birimlerinin; mal ve hizmet alımları, taşıt alımı, araç kiralama, akaryakıt, sigorta, muayene, bakım-onarım, makine-teçhizat, yedek parça, periyodik yayın, temsil-ağırlama, temizlik, kırtasiye, demirbaş, laboratuvar malzemeleri ve yangın söndürme cihazlarının alım, dolum ve bakım işlemlerini kapsar.

3. SORUMLULUK:

Bu prosedürün uygulanmasından Daire Başkanı, Satın Alma ve İhale Şube Müdürlüğü personeli ile satın alma/muayene kabul süreçlerinde görevli ilgili birim personeli sorumludur.

4. PROSEDÜR DETAYI:

4.1. Referans Dokümanlar:

• 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu
• 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu
• 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
• Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği
• Yıllık Bütçe ve Ödenek Planları

4.2. Tanımlar:

• Risk: Satın alma ve ihale süreçlerinde, uygun fiyat/kalite ve zamanında teslimat amaçlarına ulaşılmasını engelleyebilecek belirsizlikler.
• Tehdit: Piyasadaki fiyat dalgalanmaları, tedarik zinciri aksamaları, ihale iptalleri veya tedarikçi yükümlülük ihlalleri.
• Tehlike: Yangın söndürme ekipmanlarının eksikliği/bakımsızlığı, araçların sigorta ve muayenesinin gecikmesi, laboratuvar malzemesi eksikliği nedeniyle eğitim ve hizmetlerin aksaması.
• Açıklık: Şartnamelerdeki eksiklikler, depo kontrol/kabul süreçlerindeki zayıflıklar veya talep zamanlamasındaki gecikmeler.
• Fırsat: Piyasa araştırmalarıyla en makul fiyatların yakalanması, toplu alım avantajları ve bütçe ödeneğinin verimli kullanılması.
• Risk Yönetimi: Tüm satın alma, ihale ve tedarik süreçlerindeki risklerin sistematik olarak tespiti, değerlendirilmesi ve kontrol altında tutulması.
• Risk Derecelendirmesi: İhale ve satın alma risklerinin etki ve olasılık seviyelerine göre önceliklendirilmesi.
• Risk Değerlendirmesi: Belirlenen satın alma risklerinin kabul edilebilir kriterler ile karşılaştırılarak aksiyon planı oluşturulması.
• Risk İşleme: Şartname revizyonu, teminat alma ve denetimleri sıklaştırma yoluyla risklerin azaltılması.
• Doğal Risk: İhale ve alım süreçlerinde herhangi bir kontrol veya şartname tedbiri uygulanmadan önceki ham risk seviyesi.
• Artık Risk: İhale ve satın alma kontrolleri ile muayene-kabul süreçleri uygulandıktan sonra kalan risk seviyesi.
• Riskin Kabulü/Kabul edilebilir Risk: Mevzuat ve bütçe sınırları dahilinde tolere edilebilen, hizmeti aksatmayacak seviyedeki risk.
• Riskten Kaçınma: Mevzuata aykırı taleplerin reddedilmesi, yetersiz yüklenicilerle ihale süreçlerine girilmemesi.
• Risk İletimi: Risklerin ilgili iç birimlere, idareye ve yüklenicilere şeffaf biçimde bildirilmesi.
• Riski Belirleme: Mal ve hizmet temininde yaşanabilecek aksaklıkların, bütçe aşım risklerinin veya gecikmelerin önceden tespiti.
• Riski Transfer Etme: Taşıtların kasko/trafik sigortası ile güvenceye alınması veya ihale sözleşmeleri yoluyla risklerin yükleniciye devredilmesi.
• Risk Haritası: Satın alma ve ihale süreçlerindeki risklerin görsel ve derecelendirilmiş matrisi.
• Risk Sahibi: İhale ve satın alma süreçlerinden birinci derecede sorumlu olan Daire Başkanı ve Satın Alma Şube Müdürü.
• Önleyici Kontroller: Piyasa fiyat araştırması yapılması, teknik şartnamelerin önceden detaylı incelenmesi ve ödenek durumunun kontrolü.
• Düzeltici Kontroller: Hatalı veya eksik mal/hizmet teslimlerinde garanti ve yüklenici yaptırımlarının devreye sokulması.
• 1) Tespit Edici Kontroller: Muayene ve kabul komisyonu incelemeleri, depo stok ve girdi kontrolleri, taşıt bakım-onarım denetimleri.
• 2) Yönlendirici Kontroller: 4734, 4735 ve 5018 sayılı kanun rehberleri, satın alma talimatları ve Daire Başkanı yönlendirmeleri.

4.3. RİSK YÖNETİM SÜRECİ

a) KAPSAM VE SINIRLARIN BELİRLENMESİ

Üniversitemiz Rektörlüğü ve bağlı tüm birimlerin bütçe imkânları ve ilgili kanunlar (4734, 4735, 5018) dâhilinde yapılan araç kiralama, akaryakıt, makine-teçhizat, periyodik yayın, temsil-ağırlama, temizlik, kırtasiye, laboratuvar ve yangın malzemesi satın alma ve ihale sınırlarıdır.

b) RİSK ANALİZİ

(1) Öncelikle tehditler ve açıklıklar belirlenir:

(a) Doğal Kaynaklı Tehditler: Deprem, sel, fırtına gibi felaketler nedeniyle tedarik zincirinin kopması veya depoların zarar görmesi.

Açıklık: Depo alanlarının fiziki korumasızlığı veya yangın söndürme cihazlarının dolum/bakımlarının zamanında yapılmaması.

(b) Teknik Kaynaklı Tehditler: Makine-teçhizat ve cihazlarda meydana gelen arızalar, yedek parça temin edilememesi, taşıtların bakım-onarım aksaklıkları.

Açıklık: Periyodik bakım-onarım ve muayene takiplerinin zamanında yapılmaması, eksik teknik şartname hazırlanması.

(c) İnsan Kaynaklı Tehditler: Yüklenicilerin ihaleye uymaması, eksik/hatalı mal teslimatı, birimlerin ihtiyaç taleplerini hatalı veya geç iletmesi.

Açıklık: Birimlerin teknik şartname oluşturma konusundaki deneyim eksikliği ve muayene kabul aşamasındaki yetersiz denetim.

(d) Yönetimsel Tehditler: Yıl içi ödenek yetersizlikleri, mevzuat değişiklikleri veya ihale süreçlerinin uzaması.

Açıklık: Bütçe-ödenek takibinin ve ihale takviminin efektif planlanamaması.

(e) Hijyen ve Sanitasyon Kaynaklı Tehditler: Temizlik malzemelerinin gecikmesi veya kalitesiz malzeme alımı sonucu hijyen standartlarının düşmesi.

Açıklık: Temizlik malzemesi depolarının stok takibinin yetersiz yapılması.

2) Tehlike tanımlanır:

Üniversite hizmetlerinin aksaması, taşıtların sigortasız/muayenesiz kalması, yangın emniyetinin riske girmesi, eğitim-laboratuvar malzemelerinin temin edilememesi ve Kamu İhale Kanunu'na aykırılık oluşması.

3) Risk tahmin edilir:

Risk tahmininde iki temel özelliği olasılık ve şiddettir.

Olasılık: Alım veya ihale sürecinde aksama, tedarikçi krizleri veya mevzuatsal hata yaşanma frekansı.

Şiddet: Aksamaların Üniversitenin eğitim-öğretim, idari hizmetler, mali kaynaklar ve can/mal güvenliği üzerindeki etki derecesi.

(a) Risk tahmin yöntemleri niceliksel ve niteliksel olabilir.

(1) Niteliksel tahmin: İhale risklerinin uzman görüşleri, mevzuat uyum matrisleri ve geçmiş tedarikçi performanslarıyla derecelendirilmesi.

(2) Niceliksel tahmin: Bütçe sapma oranları, gecikme cezaları, piyasa fiyat farkları ve mali kayıp istatistikleri üzerinden yapılan tahminler.

(b) Sonuçların değerlendirilmesi (Şiddet): Risklerin Üniversite hizmetlerini durdurma veya yüksek mali zarar oluşturma seviyesine göre sıralanarak, yüksek şiddetli risklere öncelikli müdahale edilmesi (örneğin yangın tüplerinin bakımı, taşıt sigortaları ve kritik ihale süreçleri).