1. AMAÇ:

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (44, 48 ve 60. Maddeleri) ile Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde; Üniversitemize ait taşınır malların kaynağına bakılmaksızın kaydı, muhafazası, depolanması, birimlere teslimi, kullanımı ve yönetim hesabının verilmesi süreçlerini verimlilik ve tutumluluk ilkelerine uygun olarak yürütmektir.

2. KAPSAM:

Üniversitemiz İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Taşınır Kayıt ve Kontrol Şube Müdürlüğü ile tüm harcama ve bağlı birimleri kapsar. Edinimi sağlanan (satın alma, devir, bağış, üretim, sayım fazlası) taşınırların muayene-kabulü, Taşınır İşlem Fişi (TİF) düzenlenmesi, depolanması, stok takibi, birimlere teslimi ve sorumluluk süreçlerini içerir.

3. SORUMLULUK:

• Daire Başkanı: Sürecin 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuata uygun yürütülmesini gözetmek.
• Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi: Taşınırların giriş-çıkış kayıtlarını Taşınır Kod Listesi'ne göre tutmak, TİF düzenlemek, depolama ve stok kontrollerini yapmak.
• Harcama Birimleri ve Kullanıcılar: Taşınır İstek Belgesi ile talepte bulunmak; teslim edilen taşınırların korunmasından, amacına uygun kullanımından ve usulsüz kullanımdan doğan zararlardan sorumlu olmak.

4. PROSEDÜR DETAYI:

4.1. Referans Dokümanlar:

• 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Özellikle 44, 48 ve 60. maddeler)
• 18 Ocak 2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği
• Taşınır Kod Listesi
• Taşınır İşlem Fişi (TİF)
• Taşınır İstek Belgesi ve Kayda Esas Belgeler (Fatura, Tutanak vb.)

4.2. Tanımlar:

• Risk: Taşınırların kaybolması, zarara uğraması, stokların tükenmesi veya kayıtlarda uyuşmazlık yaşanması ihtimali.
• Tehdit: Depo alanlarının yetersizliği, tedarik aksamaları, kayıtsız işlemler veya zimmet hataları.
• Tehlike: Taşınırların hor kullanımı/hasar görmesi, stok tükenmesi sebebiyle üniversite hizmetlerinin durması veya kamu zararı oluşması.
• Açıklık: Ambar stok takiplerinin aksatılması, yetersiz depo güvenliği ve zimmet takip eksiklikleri.
• Fırsat: Taşınır takip yazılımları ve otomasyon ile stok yönetiminde hız, verimlilik ve şeffaflık sağlamak.
• Risk Yönetimi: Taşınır malların edinimi, kaydı, depolanması ve kullanımı aşamalarındaki risklerin kontrol altında tutulması.
• Risk Derecelendirmesi: Taşınır kaybı veya stok tükenmesi risklerinin maliyet ve kritiklik derecesine göre önceliklendirilmesi.
• Risk Değerlendirmesi: Taşınır yönetimindeki eksikliklerin analiz edilerek düzeltici önlemlerin belirlenmesi.
• Risk İşleme: Taşınır İşlem Fişi (TİF) kontrolleri, fiziksel depo denetimleri ve stok limitleri ile riskin azaltılması.
• Doğal Risk: Taşınır Mal Yönetmeliği kontrol mekanizmaları uygulanmadan önceki ham risk seviyesi.
• Artık Risk: Kontroller, TİF düzenlemeleri ve depolama tedbirleri alındıktan sonra kalan risk.
• Riskin Kabulü/Kabul edilebilir Risk: Taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ve usulüne uygun belirlenen fireler (5018 Sayılı Kanun Madde 48 uyarınca sorumluluk aranmayan haller).
• Riskten Kaçınma: Kayda esas belgesi (fatura, tutanak) veya TİF'i olmayan hiçbir taşınırın giriş/çıkışını yapmamak.
• Risk İletimi: Tükenen stokların Satın Alma Şube Müdürlüğü'ne, zimmet ve kullanım sorumluluklarının ise ilgili personelle paylaşılması.
• Riski Belirleme: Depodaki kritik stok seviyelerinin düşmesini veya sayım uyuşmazlıklarını önceden tespit etmek.
• Riski Transfer Etme: Taşınıra verilen zararların 5018 sayılı Kanunun 48. maddesi gereği sorumlularına ödettirilmesi.
• Risk Haritası: Taşınır kayıt, muhafaza ve zimmet süreçlerinin risk matrisi.
• Risk Sahibi: Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi, Harcama Yetkilisi ve ilgili malzeme kullanıcısı.
• Önleyici Kontroller: Taşınır Kod Listesi'ne uygun giriş kaydı yapılması, 3 nüsha TİF düzenlenmesi ve stok kontrolü.
• Düzeltici Kontroller: Sayım noksanı/fazlası durumunda mevzuata uygun düzeltme TİF'leri düzenlemek ve zararı sorumlusuna rücu etmek.
• 1) Tespit Edici Kontroller: Fatura-tutanak karşılaştırmaları, ambar stok sayımları ve depo fiziki denetimleri.
• 2) Yönlendirici Kontroller: Taşınır Mal Yönetmeliği rehberleri, 5018 sayılı Kanun hükümleri ve idari talimatlar.

4.3. RİSK YÖNETİM SÜRECİ

a) KAPSAM VE SINIRLARIN BELİRLENMESİ

Üniversitemiz genelini ilgilendiren destek hizmetleri kapsamında; satın alma, devir, bağış, üretim veya sayım fazlası yollarıyla edinilen tüm taşınırların 5018 sayılı Kanun ve Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda kaydı, depolanması ve birimlere teslimi sınırlarıdır.

b) RİSK ANALİZİ

(1) Öncelikle tehditler ve açıklıklar belirlenir:

(a) Doğal Kaynaklı Tehditler: Deprem, sel veya su baskınları sonucu depodaki taşınırların zarar görmesi.

Açıklık: Depo alanlarının fiziki korumasının yetersiz olması.

(b) Teknik Kaynaklı Tehditler: Taşınır kayıt yazılımındaki veri kayıpları veya sistem arızaları.

Açıklık: Yedekleme sistemlerinin güncel olmaması veya sistemsel erişim aksaklıkları.

(c) İnsan Kaynaklı Tehditler: Kullanıcıların taşınırları hor kullanması, belgesiz/zimmetsiz teslimat yapılması veya depodan yetkisiz malzeme çıkarılması.

Açıklık: Zimmet tutanaklarının eksik tutulması veya depo güvenlik kontrollerinin zayıflığı.

(d) Yönetimsel Tehditler: Birimlerin taşınır taleplerini geç iletmesi, Satın Alma Şube Müdürlüğü'ne istek belgesi gönderiminde gecikmeler, stokların tükenmesi.

Açıklık: Stok alt limitlerinin ve ihtiyaç planlamasının efektif yapılmaması.

(e) Hijyen ve Sanitasyon Kaynaklı Tehditler: Depo ortamında nem veya haşere nedeniyle taşınırların bozulması.

Açıklık: Depo havalandırmasının ve periyodik ilaçlama/temizlik işlemlerinin aksatılması.

2) Tehlike tanımlanır:

Taşınırların kaybolması, zarar görmesi, kamu zararı oluşması, depoda malzeme kalmaması sebebiyle harcama birimlerinin hizmetlerinin aksaması ve yasal sorumlulukların doğması.

3) Risk tahmin edilir:

Risk tahmininde iki temel özelliği olasılık ve şiddettir.

Olasılık: Yanlış TİF kaydı, stok tükenmesi veya malzeme hasarı oluşma frekansı.

Şiddet: Hizmet durması, mali zararın büyüklüğü ve mevzuata aykırılıktan doğacak idari yaptırımlar.

(a) Risk tahmin yöntemleri niceliksel ve niteliksel olabilir.

(1) Niteliksel tahmin: Taşınır işlemlerinin Taşınır Mal Yönetmeliği'ne uyumunun denetlenmesi ve uzman değerlendirmeleri.

(2) Niceliksel tahmin: Dönem sonu sayım noksanlık/fazlalık tutarları, zarara uğrayan taşınır maliyetleri ve stok devir hızları.

(b) Sonuçların değerlendirilmesi (Şiddet): Yüksek maliyetli cihazlar ile tükenmesi durumunda Üniversite hizmetlerini doğrudan durduracak kritik malzeme ve ekipmanların riskleri yüksek şiddetli kabul edilir ve öncelikli kontrol altına alınır.